第一章总则

1. 为使档案管理工作规范化、科学化，确保学院档案的完整、准确、系统，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等法规，根据学校要求，结合学院实际，制定本办法。

2.学院档案由学院院长分管，日常工作由学院行政秘书、教学秘书负责。

3.学院在工作活动中形成的全部档案均集中统一管理。

第二章 归档范围

学院档案是学院职能活动的原始记录，主要包括党群、行政、学生、教学、科研和实验室工作中形成的各种文件材料。学院档案文件中凡需向学校报送的，应将正本上报、学院留存副本。具体包括：

（一）党政管理类

主要包括党委、工会、团委、民主党派等组织的 各种会议文件、会议记录，各党群部门的工作计划、总结；上级机关与本校关于党群管理的文件材料。

（二）行政类

主要包括行政工作的各种会议、会议记录及纪要，上级机关与学校关于人事管理、行管管理的材料。

（三）学生类

主要包括学生的入学档案、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

（四）教学类

主要包括反映教学管理、教学实践、教学研究等活动文件材料。

（五）科研类

主要包括反映科研管理、科研研究等活动文件材料。

（六）仪器设备类

主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（七）产品生产类

主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

（八）出版物类

主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本学院老师出版的专著、教材等。

第三章 档案管理人员职责

1.督促各专任教师，按规定做好文件材料的收集、整理、归档、移交、保管工作。

2.集中统一管理学院在教学工作活动中形成的各种门类和载体的全部档案。

3.认真执行学校教务处及学院有关教学档案工作的政策、规定，严格遵守档案管理制度，管理好各类档案，确保档案的完整、安全。

4.主动、及时地收集本院在教学工作活动中形成的各种文件、资料，认真做好整理、鉴定和保管工作。

第四章 档案的保管制度

1.学院档案由教学秘书、行政秘书管理，其余人员未经批准不得进入教学档案室；教师如需借用，需经学院院长批准并征得秘书的同意进行登记后方可带出档案室；借用的档案必须在规定的时间内归还。查阅档案时，不允许在案卷上圈划、批注、磨损、涂改、剪裁及拆散档案。

2.定期组织人员，对档案保管状况进行全面检查。凡遇重大问题，及时向领导汇报。

3.档案的处理要做到及时登记、及时催办、及时归卷；要做到不积压、不错漏、不遗失。

4.各类档案移交时，必须经档案管理人员清点检查，办好交接手续。

5.积极做好档案资料的“四平时”（收集、整理、鉴定、立卷）工作，按照档案立卷的原则和要求做好分类、组卷、编目、装订工作。

6.档案资料室坚持做到“五防”：防火、防潮、防虫、放光、防盗，确保档案安全。

7.按照保密制度的有关规定加强保密工作，严格注意保密，不得泄密。